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Opciones para gestionar el correo electrónico de mi empresa

En nuestra experiencia con clientes, el tema del correo electrónico siempre genera controversias y hay bastante desconocimiento, con lo que vamos a intentar esclarecer un poco todo esto.

Lo primero que debemos decir es que el correo electrónico VA ASOCIADO AL DOMINIO, es decir que si tengo el Dominio en un proveedor de Hosting (Alojamiento), es ahí donde debo o me deben configurar las cuentas de correo electrónico asociadas a ese Dominio.

Otra cosa importante es que EL CORREO ELECTRÓNICO OCUPA ESPACIO EN EL ALOJAMIENTO. Con lo que si tengo un Dominio, una Web y varias direcciones de correo asociadas al Dominio, todo está en el mismo Alojamiento con las restricciones del mismo (y todos los Alojamientos tienen restricciones de espacio y tráfico, aunque muchos digan lo contrario). Los emails que me llegan y que envío con esas cuentas están en el Alojamiento.

Una vez con estas premisas vamos a ver cómo puedo gestionar las cuentas de correo de mi empresa o negocio. Las inmediatas serían:

1.- WEBMAIL: todos los Alojamientos tienen programas de acceso webmail gratuitos instalados por defecto (Horde, Roundcube,etc…). Desde cualquier dispositivo conectado a internet puedo usar estos programas para acceder a mis cuentas de correo y leer y enviar correos.

2.- CLIENTES DE CORREO LOCALES: Si voy a gestionar los correos de mi empresa siempre desde los mismos dispositivos (ordenadores, etc…) puedo instalar un cliente de correo, que es un programa que hace de interfaz entre los correos que están en mi Alojamiento y ese dispositivo. Me permite organizar los correos con muchas más posibilidades que un webmail. Son programas como Outlook de Microsoft ó Thunderbird de Mozilla y suelen tener versiones gratuitas y de pago. Estos clientes se pueden comunicar con el servidor del Alojamiento de dos maneras (o con dos tipos de protocolo), el POP (los correos se «bajan» al cliente del ordenador local y se tratan ahí) o el IMAP (los correos se tratan en el Alojamiento a través del cliente local).

Otra forma que nosotros usamos y recomendamos a nuestros clientes es usar el servicio de Gmail como cliente y webmail. Es relativamente sencillo configurar en Gmail cuentas de correo de otros Dominios, tanto para poder enviar correos desde ellas como para recibir los correos. Tan solo tienes que tener una cuenta de Gmail (que puede ser una particular incluso). Hay varias maneras:

  • la más profesional sería configurar como POP3 la cuenta en Gmail (hay cientos de tutoriales en internet de cómo hacerlo). Con esto «vaciamos» el correo del Alojamiento y lo gestionamos todo desde Gmail, que además es accesible desde cualquier dispositivo conectado a internet.
  • Otra opción es configurar «redireccionamientos» en vez de buzones de correo. Redirecciono las cuentas de mi Dominio a una de Gmail con lo que todo me llega a Gmail y no queda nada almacenado en el Alojamiento (la pega es que no podré configurar mi Gmail para enviar correos con mi cuenta de dominio)
  • Por último está la opción de tener una cuenta de Gmail como cuenta de empresa (si sólo tengo una para pequeños negocios puede ser muy recomendable). Hace años era más profesional tener una cuenta de correo asociada al Dominio de mi negocio pero hoy en día el uso de Gmail está tan extendido que ya no está «mal visto» tener una cuenta de Gmail del tipo: nombredeempresa@gmail.com

Estas son las opciones que nosotros recomendamos (hay más) sobre todo el usar Gmail que tiene muchas ventajas y evitar siempre que se acumule el correo en el Alojamiento porque tarde o temprano se llena o me afectarán restricciones de volumen y tráfico.

Además Gmail si necesitas gestionar varias direcciones diferentes y hacer uso más profesional te permite contratar GSuite que por un precio muy asequible te ofrece muchas posibilidades de gestión más avanzadas.

Para las configuraciones de las distintas opciones teneis muchos tutoriales en la red que os detallan con pantallazos todo el proceso.

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